Datenschutzhinweise zum Uploadportal
Stand und Version: 2026-09-26-3
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich ist die Hamburger Naturfleisch KG, Brennerhof 121, 22113 Hamburg. Gesellschafter ist Herr Heiko Wörmbke. Weitere Angaben finden Sie im Impressum. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@hamburger-naturfleisch.de. Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt.
2. Zweck und verarbeitete Daten
Das Portal dient Mitgliedern zur Übermittlung und Verwaltung betrieblicher Bilder, Dokumente und Informationen. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Name, Vorname, automatisch vergebene Mitgliedsnummer, Passwort in gehashter Form, Kontostatus, Berechtigungen, Speicherlimit, Registrierungs-, Freischaltungs- und Anmeldezeitpunkte. Bei der Registrierung ist eine E-Mail-Adresse erforderlich. Sie kann durch die Verwaltung korrigiert werden.
Bei der Registrierung speichern wir Zeitpunkt und Version Ihrer Kenntnisnahme dieser Hinweise. Das ist keine Einwilligung in zusätzliche Verarbeitungen. Registrierungen werden durch die Verwaltung geprüft und manuell freigeschaltet. Vorher besteht kein Zugang zum Dateibereich. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung sowie eine Benachrichtigung zur Freischaltung oder Ablehnung per E-Mail. Auch nach einer Passwortänderung erhalten Sie eine Benachrichtigung ohne Passwort. Die Verwaltung erhält zur Prüfung Name, Vorname und E-Mail-Adresse. Bei anhaltenden Versandfehlern wird die Verwaltung unter Angabe von Empfängeradresse, Mailart und technischer Mail-ID informiert. Der Versand erfolgt über mail.marlow-it.de. Ausstehende Nachrichten werden bis zum erfolgreichen Versand in der Portaldatenbank gespeichert und anschließend aus der Warteschlange entfernt. Eine gesonderte Bestätigung der Inhaberschaft Ihrer E-Mail-Adresse findet nicht statt.
Bei Uploads verarbeiten wir Dateiinhalt, Dateiname, Größe, Kategorie, Zuordnung zum Benutzer und technische Übertragungs- und Löschinformationen. Inhalte können personenbezogene Daten weiterer Personen enthalten. Bitte übermitteln Sie nur für den betrieblichen Zweck erforderliche Inhalte, zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind. Eine spätere öffentliche Veröffentlichung ist ein gesonderter Vorgang; durch den Upload wird keine pauschale Einwilligung abgebildeter oder genannter Personen erklärt.
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung zur Durchführung des Mitgliedschafts- bzw. Gesellschaftsverhältnisses erfolgt, soweit dafür erforderlich, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die sichere Bereitstellung des Portals, Zugangsprüfung, Missbrauchsabwehr und betriebliche Zusammenarbeit stützen wir, soweit erforderlich und nach Abwägung der betroffenen Interessen, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an einer zuverlässigen, zugriffsgeschützten Dateiübermittlung und Verwaltung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Für personenbezogene Inhalte Dritter muss eine passende Rechtsgrundlage für den jeweiligen betrieblichen Zweck vorliegen; die Mitgliedschaft des Uploaders allein begründet diese nicht. Fragen hierzu klären Sie bitte vor dem Upload mit der Geschäftsführung. Ohne die erforderlichen Kontodaten und ein Passwort können wir keinen Portalzugang bereitstellen. Es erfolgen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein Profiling.
4. Hosting, Betreuung und SharePoint
Der Uploadserver wird bei der STRATO GmbH in Deutschland betrieben. Philipp Marlow (IT-Dienstleister, Zusatz „Marlow IT“) betreut den Server und ist Vertragspartner des Hosters. Er erhält zur technischen Betreuung Zugriff auf die erforderlichen Daten. Innerhalb der Gesellschaft erhalten nur für ihre Aufgaben berechtigte Personen Zugriff.
Die Dateien werden zusätzlich in Microsoft SharePoint Online im Microsoft-365-Mandanten der Gesellschaft gespeichert. Der Microsoft-365-Vertrag besteht unmittelbar mit der Gesellschaft. Microsoft stellt dafür die Datenschutzbedingungen für Produkte und Dienste (DPA) bereit. Je nach Dienstbetrieb und Support kann eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Die anwendbaren Microsoft-Vertragsbedingungen sehen hierfür insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Informationen zu den für unsere Nutzung geltenden Garantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt erhalten.
Es erfolgt kein Rückabgleich von SharePoint zum Uploadserver. Wenn Sie eine Datei im Portal löschen, wird die Serverkopie entfernt und die Löschung beim nächsten erfolgreichen Abgleich an SharePoint übertragen. Dort kann die Datei zunächst im Papierkorb verbleiben. Eine ausschließlich in SharePoint gelöschte Datei bleibt hingegen auf dem Uploadserver bestehen. Für umfassende Löschanfragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkontakt.
5. Cookies und technische Protokolle
Wir verwenden technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sitzung, Formularsicherheit und Statusmeldungen. Die Anmeldung und die Sitzung haben eine Inaktivitätsfrist von 30 Minuten; bei weiterer Nutzung kann sie verlängert werden. Bei „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ kann das Anmeldecookie über das Schließen des Browsers hinaus bestehen. Wir verwenden im Portal keine Analyse- oder Werbetracker. Der notwendige Zugriff auf Ihr Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die personenbezogene Verarbeitung gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen.
Bei Verbindungen wird Ihre IP-Adresse technisch verarbeitet, insbesondere zur Übertragung und Begrenzung missbräuchlicher Anfragen. Technische Betriebs- und Fehlerprotokolle können Zeitpunkte, Benutzerkennungen und Fehlerinformationen enthalten. Passwörter und Dateiinhalte werden nicht gezielt in Protokolle aufgenommen. Technische Serverprotokolle werden grundsätzlich für bis zu 30 Tage vorgehalten und rotationsbedingt bereinigt. Das Uploadprotokoll im Portal wird nach 90 Tagen bereinigt.
6. Aufbewahrung und Löschung
Sie können die Löschung Ihres Kontos und aller zugeordneten Dateien im Portal beantragen und über einen 15 Minuten gültigen E-Mail-Link mit anschließender Bestätigung auslösen. Die Verwaltung kann deaktivierte Konten nach Bestätigung direkt löschen. Nach der Bestätigung wird der Zugang gesperrt; lokale Dateien und die zugeordneten Dateien in der SharePoint-Ablage werden entfernt. Bei Verbindungsstörungen bleiben Löschaufträge gespeichert und werden wiederholt. Das Konto wird erst nach Abschluss der Dateilöschung entfernt. Bestätigungslinks sind an das Konto und die hinterlegte E-Mail-Adresse gebunden.
Dateien werden auf Uploadserver und SharePoint so lange gespeichert, wie sie für ihren betrieblichen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Mitglieder prüfen ihre personenbezogenen Uploads mindestens jährlich und zusätzlich bei Wegfall des Zwecks. Die Bestätigung dieser Prüfung wird mit Datum im Konto dokumentiert. Die Geschäftsführung überwacht die Durchführung und entscheidet beim Ausscheiden über Zugangssperrung, Aufbewahrung und Löschung. Konten werden nicht automatisch allein wegen Inaktivität gelöscht.
Offene Registrierungen werden von der Verwaltung geprüft; abgelehnte Anträge werden entfernt. Kontodaten sowie Freischaltungs- und Kenntnisnahmenachweise werden während der erforderlichen Kontoverwaltung aufbewahrt und bei deren Ende auf weitere Erforderlichkeit geprüft. Es gibt keine automatische Löschung sämtlicher Inhalte nach einem Jahr. Technische Zuordnungen und Löschaufträge werden getrennt vom Uploadprotokoll für den sicheren Abgleich benötigt; ihre Erforderlichkeit ist bei Stilllegung oder Bereinigung des Abgleichs gesondert zu prüfen.
Bei Programmupdates werden Sicherungen angelegt. Diese werden nach 60 Tagen im täglichen Bereinigungslauf entfernt. Bis dahin können bereits gelöschte Daten noch enthalten sein. Sicherungen werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet; bei Wiederherstellung müssen bereits erfolgte Löschungen berücksichtigt werden. SharePoint-Papierkorb, Versionen und gegebenenfalls Aufbewahrungsrichtlinien sind gesondert zu berücksichtigen. Bei Löschanfragen prüfen wir diese verbleibenden Kopien ebenfalls.
7. Ihre Rechte
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die hier dokumentierte Kenntnisnahme ist keine solche Einwilligung.
Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzkontakt.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.